Työn tekemisen uudet muodot

Kirjoittaja Ulla Vilkman on modernin työn kehittäjä ja etäjohtamisen asiantuntija, joka yhteistyössä organisaatioiden kanssa vie eteenpäin uudenlaisiin työmalleihin sopivia johtamis- ja työskentelykäytäntöjä. Häneltä on myös ilmestynyt kirja Etäjohtaminen – Tulosta joustavalla työllä (Talentum 2016).

Etätyö yleistyy Suomessa vauhdilla. Lisääntyvässä määrin yrityksissä myös organisoidaan toimintaa siten, että työskentely hajautetussa tiimissä lisääntyy. Työntekijä tai esimies ei enää istukaan samassa paikassa kaikkien muiden kanssa, vaan tekeminen hajaantuu useisiin toimipisteisiin. Yleisempää alkaa olla myös se, että työntekijä tekee työnsä kotoa käsin vaikkapa Seinäjoelta ja toimii luontevasti osana muualla Suomessa istuvaa tiimiä.

Osaamisen kehittäminen siten, että niin etäjohtaminen kuin hajautetussa tiimissä toimiminen sujuu meiltä, on tärkeää ydinosaamista tulevaisuudessa – ellei jo nyt. Etenkin tieto- ja asiantuntijatyössä tarvitaan lisää ymmärrystä hajautetun työn kompastuskivistä ja miten etätiimissä ilmeneviä ongelmia voidaan taklata.

Sujuvaa etätyötä

Etätyössä työn itsenäisyys lisääntyy ja työntekijän itsensäjohtamistaidot nousevat entistä tärkeämpään rooliin. Mitä ottaa huomioon etätyössä?

1. Varmista, että työlläsi on selkeät tavoitteet
Kun tiedät, mitä sinulta odotetaan ja millä kriteereillä työsi tuloksia arvioidaan, sinun on helpompi johtaa itseäsi ja suunnitella omaa työtäsi ja aikataulujasi.

2. Tarkista, onko huomio riittävästi oikeissa asioissa
Etätyössä keskeytykset vähenevät ja työhön on helppo uppoutua. Pysähdy riittävän usein tarkistamaan, oletko käyttänyt riittävästi aikaa tärkempien asioiden tekemiseen ja ettei aikasi esimerkiksi kulu jonkin vähemmän tärkeän asian hieromiseen.

3. Rytmitä päivääsi erilaisilla työtehtävillä
Työpäivä, joka koostuu vain samankaltaisista tehtävistä, voi olla hyvinkin väsyttävä. Videopalaveri toisensa perään tai pelkkä keskittymistä vaativat kirjoittamis- ja suunnitelutyö kuormittaa aivoja ja aivojen hyvinvoinnin kannalta on hyvä ajatus koota myös etäpäivään eri tyyppisiä työtehtäviä.

4. Muista tauot ja ergonomia
Moni kokee saavansa etätyössä paljon aikaan ja kun työ imaisee mukaansa, huomaa ehkä iltapäivällä nököttävänsä edelleen pyjamassa keittiön pöydän ääressä. Muista huolehtia pienistä tauoista ja taukoliikunnasta sekä vaihdella työasentoja päivän aikana.

5. Mikä sopii sinulle, ei sovi välttämättä muille
Toisille saattaa sopia työn rytmittäminen kotiaskareiden kanssa ja esimerkiksi pyykkejä ripustaessa aivot raksuttavat jonkin ratkaisua kaipaavan ongelman kimpussa. Toiset taas haluavat, että työlle on selkeämmin oma aikansa ja keskittyvät toimistoajan työn tekoon. Tärkeää on tunnistaa, millainen toimintatapa sopii itselle ja myös ymmärtää, että olemme tässäkin asiassa erilaisia.

Vinkit hyvään etäjohtamiseen

Ihmisiä voi johtaa yhtä hyvin etäältä kuin läheltä. Moni onkin huomannut, että johtamisosaamisen kehittäminen etätyön lisääntyessä, on parantanut yleisesti johtamista organisaatiossa.

Luo hyvät suhteet johdettaviin
Hyvä etäjohtaminen perustuu luottamukseen ja arvostukseen. Luottamus syntyy, mitä paremmin tunnet työntekijäsi. Arvostusta osoitat olemalla kiinnostunut heidän työstään, osaamisestaan ja hyvinvoinnistaan.

Johda tuloksia, älä työaikaa
Onnistuakseen työssään mahdollisimman hyvin, työntekijät tarvitsevat tiedon siitä, millaisilla kriteereillä heidän työsuoritustaan arvioidaan. Tavoitteet sovitaan ja keskustellaan mieluiten yhdessä työntekijän kanssa. Selkeästi asetettujen tavoitteiden kautta on helpompaa seurata työn edistymistä ja tuloksia kokonaisvaltaisesti.

Muista välittävä seuranta
Kun luottamus on kunnossa ja tavoitteet selkeät, voit seurata työtä kokonaisuutena. Seuranta on tärkeä osa etäjohtamista, koska silloin katsotaan säännöllisin väliajoin (esim. kerran kuukaudessa) työn edistymistä. Samalla esimies on läsnä, voi sparrata työntekijää, auttaa valmentavilla kysymyksillä tätä kehittymään paremmaksi, antaa palautetta työn edistymisestä sekä kysyä kuulumisia.

Sovi selkeät pelisäännöt
Rakentaaksesi luottamusta koko tiimiin ja säätääksesi erilaisten ihmisten odotukset samalle tasolle, on tärkeää yhdessä tiiminä keskustella pelisäännöistä. Tärkein kysymys keskustelun avaamiseen on ’Mistä asioista meidän olisi hyvä sopia, jotta yhteistyö ja yhteydenpito tiimissä sujuu mahdollisimman hyvin ja työt tulevat tehdyksi?’.

Huolehdi yhteisöllisyydestä ja me-hengen rakentumisesta
Paljon etäällä olevat työntekijät kokevat saavansa vähemmän tukea työhönsä esimieheltään ja kollegoiltaan. On tärkeää miettiä, miten kohtaamisen tuntu ja yhdessä tekemisen kokemus saadaan aikaiseksi välimatkoista huolimatta. Yhteiset tilaisuudet niin työhön liittyen kuin vapaamuotoisesti ovat tärkeitä. Myös digitaalisen työympäristön monipuolinen hyödyntäminen on tärkeää.

TULE OPPIMAAN LISÄÄ AIHEESTA KOULUTUKSEEMME:

Työn tekemisen uudet muodot – virtuaalitiimin ja etätyön johtaminen

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2019. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy