Fasilitoiva johtaja luottaa tiiminsä ammattitaitoon

Kirjoittaja Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape People Finland Oy:ssä, joka on organisaatioiden kehityshankkeiden fasilitoinnin sekä fasilitointivalmennuksen pioneeri jo vuodesta 2003.

Olemme tottuneet siihen, että johtajat, tiiminvetäjät, pomot – millä nimellä heitä kutsummekaan – tekevät päätöksiä itsenäisesti ja tiedottavat ne sitten ryhmälleen. Tämä on luontevaa – kuuluuhan päätöksenteko perinteisesti johtajan keskeisiin tehtäviin. Johtajan oletetaan usein olevan henkilö, joka tietää vastauksen kaikkiin kysymyksiin. Tarvitseeko näin olla? Voiko johtaja olla hyvä, vaikka hän ei aina tietäisi oikeaa vastausta kaikkeen?

Johtajan yksin tekemien päätösten toiminnan tasolle vieminen voi olla hankalaa. Pomo voi esimerkiksi kertoa alaisilleen, että jatkossa heidän ei tule tehdä työmatkoja, vaan palaverit pitää hoitaa Skypen välityksellä. Alaiset kyllä hyväksyvät päätöksen – eihän heillä ole muutakaan vaihtoehtoa, mutta silti ilmoitettu päätös voi aiheuttaa vastarintaa, turhautumista ja huolia. Miten käy palaverien laadulle? Sujuuko kommunikaatio etänä automaattisesti yhtä hyvin kuin kasvotusten?

Voi toki olla, että johtajallekin päätös matkustamisen vähentämisestä on tullut annettuna, eikä hän näe muuta mahdollisuutta kuin tiedottaa asiasta tiimilleen. Silti tässäkin tapauksessa hyvä pomo voi luottaa alaistensa ammattitaitoon ja kykyyn ymmärtää uusi tilanne, ja uskaltaa osallistaa tiiminsä työn uudelleenorganisoimiseen.

Entä jos pomo sanoisikin: “Matkustamista täytyy vähentää reilusti. Tiimissä saatte yhdessä päättää, missä tilanteissa matkustaminen on tarpeen ja missä tarpeetonta, koska monet palaverit voidaan hoitaa tehokkaasti etänä, aikaa ja kustannuksia säästäen. Saatte myös yhdessä suunnitella, miten etäpalavereja voidaan tehostaa.” Tiimi saattaisi keksiä hyviä uusia käytäntöjä etätyöhön – käytäntöjä, joihin he oikeasti sitoutuvat. Jokainen haluaa tehdä työnsä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti. Siksi oman työn tekemistä koskevat päätökset ja niihin vaikuttaminen ovat keskeinen motivaation lähde. Osallistuminen ja vastuunotto oman työn suunnittelusta myös ruokkii tyytyväisyyttä ja sitoutuneisuutta työnantajaa kohtaan sekä parantaa tiimihenkeä, kun jokaisella on selvät vastuut.

Fasilitoiva johtaja osallistaa tiimiään päätöksentekoon tarvittaessa aina, kun se on mahdollista. Hän ymmärtää, että paras ammattitaito on työn tekijöillä ja sitä ammattitaitoa kannattaa hyödyntää. Se ei ole helpoin eikä nopein tapa tehdä päätöksiä – päinvastoin. Se vie enemmän aikaa, koska ryhmässä asioiden selkeyttämiseen, ymmärtämiseen, ideointiin, vaihtoehtojen läpikäyntiin – ylipäätään keskusteluun – menee aikaa, ja yhteisen ymmärryksen saavuttaminen voi joskus olla haastavaa.

Kuitenkin vain keskustelu, jolla hidastetaan päätöksentekoa ja joka lisää mahdollisuutta ymmärtää toisten ihmisten ideoita ja mielipiteitä, tuo ihmisiä lähemmäs toisiaan ja mahdollistaa ryhmäpäätöksen syntymisen. Yhdessä tehty päätös lisää innostuneisuutta, sitoutuneisuutta ja myös vastuunottoa, kun vielä jatkotoimenpiteistäkin sovitaan selkeästi.

Fasilitoiva johtaja osaa suunnitella kokoukset, kehityspäivät ja workshopit hyödyntäen tilanteeseen parhaiten sopivia menetelmiä, joilla asetettuihin tavoitteisiin päästään ajallisesti tehokkaasti. Olipa tilaisuuden aiheena sitten tavoitteiden konkretisointi, yhteistyön parantaminen tai kuukausipalaveri, fasilitoiva johtaja osaa luoda toimivan prosessin, jossa tilaisuuden tavoite on selkeä, kaikkien mielipiteet ovat tasavertaisia, ja jossa kuunnellaan, ymmärretään ja puhutaan samaa kieltä. Hän osaa valita tarvittavan osallistamisen tason käsiteltävän aiheen mukaan. Hän osallistaa vain sellaisissa tilanteissa, joissa päätösvalta ja tietotaito on ryhmällä, eikä “näennäisosallista” ja vaivaa tiimiään sellaisissa asioissa, jotka eivät heitä kosketa tai jotka on jo muualla päätetty.

Työpajamuotoisessa työskentelyssä ajankäyttö on tehokasta, koska saavutettu lopputulos on yleensä hyödyllinen ja tehdyt päätökset johtavat sitoutuneeseen, konkreettiseen tekemiseen. Sitoutumisen ohessa syntyy uutta intoa, paloa ja halua tehdä yhdessä töitä.

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2019. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy