Kokouksista tehokkaista ja osallistavia

Kirjoittaja Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape People Finland Oy:ssä, joka on organisaatioiden kehityshankkeiden fasilitoinnin sekä fasilitointivalmennuksen pioneeri jo vuodesta 2003.

Istutko turhissa kokouksissa?

Muistelepa hetki jotain kokousta, johon olet osallistunut lähiaikoina. Kalenterikutsu kokoukseen oli tullut hyvissä ajoin, tietenkin. Ehkä se osui hiukan tiukkaan väliin omassa kalenterissasi, saatoit joutua lähtemään edellisestä palaverista viisi minuuttia aiemmin ehtiäksesi tähän seuraavaan kokoukseen. Päätit kuitenkin osallistua, olethan kutsuttujen listalla. Kutsussa kerrottiin kokouksen aihe, paikka ja ajankohta. Ehkäpä sait kokouksen agendankin samassa kutsussa. Kiinnitit huomiota ehkä siihen, että kokouksen agendassa oli aika paljon käsiteltäviä asioita suhteessa käytettävissä olevaan aikaan. Kutsun vastaanottajalista oli tällä kertaa luettavissa ja saatoit huomata, että kokoukseen oli kutsuttu sinun lisäksesi toistakymmentä henkilöä.

Itse kokouksessa koollekutsuja aloitti puhumisen agendan ensimmäisestä kohdasta, näytti samalla powerpointilta lisätietoja ja myös kysyi osallistujilta kommentteja. Muutama henkilö kommentoikin aiheita – he, jotka yleensäkin kokouksissa kommentoivat kaikkea. Tälläkin kertaa kokouksessa oli myös heitä, jotka eivät koko aikana sanoneet sanaakaan ääneen. Agendan kohdasta toiseen edettiin nopealla tahdilla. Lähdettyäsi kokouksesta, et ehkä ollut aivan varma, käsiteltiinkö kaikki kohdat ja mikä oli niiden lopputulema. Siitä olit varma, että tällä kertaa sinua ei ”nakitettu” tekemään mitään. Joillekin tehtäviä tuli, muttet tiedä, miten niiden kanssa edetään. Ehkäpä kuulet lisää seuraavassa kokouksessa.

Sinulle saattoi jäädä epäselväksi, mikä oli tilaisuuden tarkoitus. Oliko kokouksessa määrä keskustella asioista ja selkeyttää tilannetta, ideoida, suunnitella ratkaisuja vai päättää toimenpiteistä. Vai kenties tehdä tätä kaikkea. Entäpä missä roolissa sinut oli tilaisuuteen kutsuttu; asiantuntijana, uusien ajatusten tuojana, päättäjänä vai kenties viestin viejänä. Millaista kontribuutiota sinulta odotettiin tai mitä osaamistasi olisit voinut tarjota. Vai oliko sinut kutsuttu vain varmuuden vuoksi.

Tällaisia kokouksia osalle meistä tupsahtaa kalenteriin tämän tästä. Arjen kiireessä ei ole aikaa eikä energiaa kyseenalaistaa perinteistä kokouskulttuuria, koska ”näin näitä kokouksia on aina pidetty.” Kokouksissa ei läheskään aina ole edes oikeat ihmiset paikalla. Osa ihmisistä kutsutaan mukaan varmuuden vuoksi, jotta kokous olisi varmasti päätösvaltainen.

Unelmieni kokous

Toivottavasti muisteletkin unelmiesi kokousta, joka ylittää kaikki odotuksesi. Saapuessasi kokoukseen koollekutsuja toivottaa kaikki jämäkästi, mutta lempeästi tervetulleiksi sekä kertaa tilaisuuden aiheen, ohjelman, tarkoituksen ja tavoitteen. Sitten hän lyhyesti kertoo, missä roolissa kukin on paikalle kutsuttu sekä kuvailee kokouksen työskentelytavan, joka tällä kertaa hiukan poikkeaa tavanomaisesta (käsitellään useampaa aihetta samanaikaisesti pienissä ryhmissä). Lisäksi kokouksen vetäjä kertoo, että hän itse toimi neutraalin fasilitaattorin roolissa, joka sisältöön puuttumatta auttaa kokouksen osallistujia etenemään sovitussa aikataulussa tavoitteeseen.

Nyt kun kokouksen osallistujat tietävät, minkä aiheen äärelle on kokoonnuttu ja mitä ollaan tekemässä, neutraali vetäjä auttaa ryhmää saavuttamaan turvallisen ilmapiirin jokaisen osallistumiselle. Kokenut kokousvetäjä tietää, että ihmisten pitää päästä pian tilaisuuden alettua itse ääneen virittäytyäkseen aiheeseen. Paras tapa siihen ei ole perinteinen esittelykierros. Vain harva pystyy kylmiltään kertomaan ajatuksistaan ja mielipiteistään muille, saatikka kuuntelemaan ja ymmärtämään toisten ajatuksia. Luottamus syntyy yhden henkilön kanssa kerrallaan. Siispä vetäjä pyytää ihmisiä hakeutumaan toisella puolella huonetta olevan henkilön luokse ja juttelemaan hetken omista odotuksistaan kaverin kanssa. ”Mitä tässä kokouksessa pitäisi tapahtua, jotta minä lähtisin kokouksesta lopputulemaan tyytyväisenä pois?” Hän saattaa kirjata osallistujien odotuksia ylös fläppitaululle, minkä jälkeen hän voi tarkistaa, että odotukset ovat linjassa kokousagendan kanssa.

Nyt kokoukseen osallistujat ovat valmiimpia paneutumaan asiasisältöön, he ovat tietoisia kokouksen aiheesta, aikataulusta, sisällöstä, tavoitteista ja myös omasta roolistaan ja kontribuutiostaan kokoukselle. Kokouksen osallistujien on helpompi keskittyä, kuunnella, tuottaa sisältöä yhdessä muiden kanssa, avartaa näkökulmia, löytää ratkaisuja sekä sitoutua kokouksessa tehtyihin päätöksiin. Vetäjä kuljettaa ryhmää koko kokouksen ajan jämäkästi ohjeistaen ja auttaen ryhmää keskittymään kulloinkin käsillä olevaan aiheeseen. Tässä kokouksessa vain harvoin yksi puhuu muiden kuunnellessa hiljaa, vaan vetäjä käyttää monipuolisesti pienryhmä- ja parikeskusteluja yksinpohdintatuokioiden ja koko ryhmän keskustelujen lisäksi. Neutraali vetäjä oli käyttänyt aikaa valmistautumiseen ja suunnitellut aloituksen huolellisesti, mutta itse kokouksessa huolellisesti suunniteltu aloitus vie vain viidestä kymmeneen minuuttia. Samalla huolellisesti aloituksessa käytetty aika tehostaa kokouksen tulevia minuutteja.

Meillekin parempia kokouksia?

Haluaisitko, että teidänkin organisaatiossanne kokouskokemukset olisivat parempia? Haluaisitko, että teilläkin ihmiset osallistuisivat mielellään työpajoihin, osaisivat keskustella rakentavasti, suuntaisivat osaamisensa yhteisten asioiden edistämiseen ja vielä sitoutuisivat tehtyihin päätöksiin?

Henna Karjalainen kouluttaa kauppakamarissa 18.9. Fasilitoivan johtajan työkalut & toimintatavat – miten esimies hyödyntää koko tiiminsä potentiaalin? -koulutuksessa. Lue lisää ja ilmoittaudu mukaan!

Kirjoittajasta:

Henna Karjalainen toimii fasilitaattorina ja fasilitointivalmentajana Grape People Finland Oy:ssä, joka on organisaatioiden kehityshankkeiden fasilitoinnin sekä fasilitointivalmennuksen pioneeri jo vuodesta 2003. Hennalla on valloittava tyyli ruokkia erilaisten ryhmien dynamiikkaa ja antaa tilaa oivalluksille. Ennen siirtymistään täysipäiväisesti fasilitoinnin pariin, Henna työskenteli lähes 10 vuoden ajan finanssisektorilla esimies- ja asiantuntijatehtävissä ammentaen kokemusta mm. ison organisaation kehittämis- ja ideointikulttuurista sekä monenlaisten muutosten läpivienneistä. Valmentava johtaminen on Hennaa erityisesti innostava aihealue.

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2019. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy