Vinkit virtuaalitilaisuuksiin

Tekstin kirjoittaja Tiina Vainio on Turun kauppakamarin yhteyspäällikkö. Hän on kokenut virtuaalifasilitoija. Kuvassa testaillaan Teamsin taustakuvia.

Koronakriisi pakotti opettelemaan etätyötä ja digitaalisuus edistyi rytinällä. Monelle tämä on tarkoittanut uuden opettelua ja tuntemattomiin järjestelmiin tutustumista. On myös huomattu, että etätyö ja järjestelmät toimivat hyvin. Videoneuvottelujärjestelmiä on tarjolla useita ja niihin yhteensopivia työkaluja kannattaakin kokeilla ennakkoluulottomasti. Virtuaalikokouksista voi saada yhtä tehokkaita (tai joka tehokkaampia) kuin perinteisistä. 

Videopuheluiden käyttäjämääristä on vaikeaa saada tietoa, mutta TOP 3 ovat tällä hetkellä Microsoft Teams, Google palvelut ja Zoom. Erityisesti 200 miljoonan käyttäjän Zoom on kasvattanut asiakaskuntaansa viime vuosina huikeasti ja se onkin monipuolinen ja käyttäjäystävällinen. Zoom on saatavilla vain englanniksi. Palvelun tietoturvaongelmista on puhuttu viime viikkoina paljon, mutta yritys on luvannut keskittää voimansa tähän ja monia parannuksia onkin jo tullut. Ongelmat kulminoituvat erityisesti ilmaisversioon, lisenssin maksaneet saavat myös paremman tietoturvan. 

Kilpailu on tuonut vauhtia erityisesti Microsoftin tuotekehitykseen. Palvelun 44 miljoonaa käyttäjää kaipaavat monia Zoomin ominaisuuksia, kuten pienryhmiin jakamista ja viittaustoimintoa. Microsoft onkin jo toteuttanut osan parannuksia, kuten taustakuvat, ja lisää on luvassa kevään mittaan. Muun muassa videogalleria on laajentumassa: ruudulla näkee siis kerralla yhdeksän henkilöä nykyisen neljän sijaan. 

Googlen Meet ja Hangouts ovat toimivia järjestelmiä Googlen palveluja käyttäville. Googlen tunnuksilla saa samalla käyttöön monia työkaluja kuten JamboardinSlidesinDocsin ja Sheetsin, jotka toimivat etäkokouksissa hyvin. Myös Google lupaa helpottaa kevään aikana muun muassa kehittämällä YouTube videoiden näyttämistä kokouksessa ja lisäämällä kuvanäkymää 16 henkilöön. 

Tekniset välineet aiheuttavat helposti monenlaista sähellystä. Niinpä ohjeistus alussa on tärkeää, sillä linjoilla saattaa olla ensimmäistä kertaa kyseistä järjestelmää käyttäviä henkilöitä. Kuvayhteyden käytöstä ja puheenvuoropyynnöistä on hyvä ohjeistaa selkeästi. Osallistujia kannattaa myös pyytää sulkemaan muut laitteet ja keskittymään kokoukseen. Videoyhteys auttaa tässä, sillä virtuaalimaailmassa syntyy empatiavajetta, jota voi korvata kuvayhteydellä. 

Virtuaalitilaisuuden onnistuminen on järjestäjän vastuulla, sillä osallistujalla on rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa tilaisuuden kulkuun. Ne, jotka pystyvät nyt omaksumaan tehokkaan etätyön ja järjestelmien käytön, selviävät poikkeusajasta voittajina. 

Tervetuloa kokeilemaan osallistavia menetelmiä käytännössä!

Järjestämme 5.5. klo 9-11 koulutuksen Virtuaalitilaisuuksien käytännöt ja työkalut.

Webinaari: Virtuaalitilaisuuden käytännöt ja työkalut

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2020. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy