SHIFT Business Webstival on ennennäkemätön hybriditapaus Suomen tapahtumakentässä

Kun Suomen hallitus julkisti päätöksen kieltää yli kymmenen henkilön kokoontumiset maaliskuun puolivälissä, oli elokuun lopuksi suunnitellun SHIFT Business Festival -tapahtuman valmistelu täydessä käynnissä. SHIFT ei kuitenkaan jäänyt tuleen makaamaan, vaan missionsa mukaisesti ajatteli kaiken uudelleen. Nyt SHIFT aikoo järjestää hybriditapahtuman, joka yhdistää fyysisen bisnestapahtuman virtuaaliseen toteutukseen.

Kaikki alkoi ennakoivasta, oikea-aikaisesta ja selkeästä skenaariotyöstä, jonka Shiftin toimitusjohtaja Mari Männistö aloitti yhdessä tapahtuman hallituksen kanssa.

”Kokoonnuimme nopeasti hallituksen kanssa ja päädyimme siihen tulokseen, että alamme valmistautumaan kaikkiin mahdollisiin skenaarioihin.  Seurasimme tiimin kanssa seuraavien viikkojen ajan tiiviisti valtion tiedotusta rajoituksista ja pidimme yhteyttä sidosryhmiin ja kumppaneihin”, hän kertoo.

Tiimi ryhtyi pohtimaan, miten virtuaalinen tapahtuma voitaisiin parhaiten toteuttaa. Se olisi ainoa täysin varma, mahdollisista kokoontumisrajoituksista riippumaton tapa järjestää tapahtuma.

”Otimme skenaariotyöskentelyssä huomioon sekä terveydellisen, taloudellisen että sosiaalisen toimintaympäristön. On vaikea ennustaa, miten asenteet tapahtumia kohtaan muotoutuvat. Vaikka rajoituksia puretaan, se ei välttämättä tarkoita sitä, että tapahtuman järjestäminen on kannattavaa. Päädyimme siihen, että tapahtumasta on joka tapauksessa tehtävä helposti muuntuva”, hän sanoo.

SHIFTin toimitusjohtaja Mari Männistö. Kuva: Jouni Kuru / Brave Teddy

Lopputulos on, että SHIFT järjestetään lokakuussa hybriditapahtumana, joka tulee sisältämään sekä fyysisiä että virtuaalisia ulottuvuuksia.

Fyysinen päätapahtuma järjestetään tänä vuonna Vierailu- ja innovaatiokeskus Joessa. Muutos laittoi tapahtuma-alueesta vastaavan tuotantopäällikkö Niko Vähäsarjan suunnittelemaan tapahtuman infran kahdesti.

”Keväällä tapahtumaa oltiin tekemässä toisaalle, ja meillä oli täysin valmiit suunnitelmat, jotka sittemmin heitettiin romukoppaan. Virtuaalitapahtuman ja fyysisen tapahtuman luonteva yhdistäminen on iso ja varmasti myös opettavainen haaste”, hän kertoo.

Benchmarkkausta muihin samantapaisiin toteutuksiin ei ollut mahdollista tehdä, sillä maailmalta ei täysin samanlaista esimerkkiä löydy. Tapahtuman ohjelmapäällikkö Anne Bergshoeff näkee kuitenkin vain enemmän mahdollisuuksia.

”Älykäs liiketoiminta -konseptimme sopii juuri tähän aikaan. Se, että tekee bisnestä kestävällä pohjalla, auttaa jokaisessa kriisissä. SHIFT 2020 tarjoaa kävijöille uuden näkemyksen siitä, miten älykkäällä liiketoiminnalla pääsee eteenpäin kriisistä huolimatta – ja tekee sen täysin uudella tavalla. Sekä fyysisessä että virtuaalitapahtumassa voi tutustua uusiin ihmisiin”, hän toteaa.

Männistö näkee tapahtuman toteutustavan suurena mahdollisuutena entistä kansainvälisempään Shiftiin.

”Heti julkistuksen jälkeen meille tuli yhteydenottoja ulkomailta muun muassa Saksasta ja Venäjältä”, hän kertoo ja jatkaa:

”Kaikki tapahtuman suunnittelu on lähtenyt siitä, että tuomme yrityksille entistä enemmän lisäarvoa. Irtaudumme nyt kahden päivän fyysisen tapahtuman kahleista. SHIFT 2020 tulee olemaan ainutlaatuinen  mahdollisuus kansainvälistymiseen.”

Männistö kertoo olevansa iloinen tästä haasteesta, joka pakottaa myös tapahtuman tekemään virtuaaliloikan.

”Olemme olleet aikaisemmin lopulta aika perinteinen tapahtuma, joka lennättää keynote-puhujia ympäri maailmaa. Olemme koko Shiftin olemassaolon puhuneet digitalisaatiosta ja uudella tavalla ajattelusta, mutta oma digitaalinen ulottuvuutemme on ollut tapahtumasovellus. Nyt olen iloinen siitä, että saamme myös tehdä ja olla osa kehitystä. Toivottavasti Suomen koko tapahtumakenttä tulee myös saamaan hyötyjä hybridi-Shiftistä”, hän toivoo.

  • SHIFT alkaa 26.8. maksuttomalla Kick-off -tapahtumalla verkossa. Ilmoittaudu mukaan täällä.
  • Päätapahtuma 27.-28.10. on hybriditapahtuma, johon myydään lippuja sekä virtuaaliseen tapahtumaympäristöön että Vierailu- ja innovaatiokeskus Jokeen. Tutustu lippuvaihtoehtoihin täällä.

    Turun kauppakamarin jäsenet saavat liput alennettuun hintaan koodilla: shift20kauppakamari

    Koodi oikeuttaa 20% alennukseen SHIFT Virtual Passin ja SHIFT On-site Passin kulloisestakin hinnasta syyskuun loppuun saakka. Liput voi lunastaa osoitteesta: theshift.fi/tickets

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2020. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy