Kokouspullan paluu

Edunvalvontapäällikkö Olli Hakala, Turun kauppakamari

Poikkeustilasta on tullut normi ja on vaikea kuvitella paluuta vanhaan. Tammikuussa 2020 matkustin kokoukseen Amsterdamin lentokentälle – aamulla taksi Turun lentoasemalle ja illaksi kotiin. Tuo kokousmatka tuntui ylilyönniltä jo silloin, nykyään täysin absurdilta. Kirsikkana kakun päällä kokouksen aiheena oli ison tilaisuuden järjestäminen samana keväänä Kiinan Shanghaissa. Viikkoa myöhemmin oli selvää, että kokouksen tulokset sai heittää roskakoriin.

Kun Turun kauppakamari kysyi jäsenyritysten toimitusjohtajilta muutoksesta, olivat tulokset melko odotettuja 87 % yrityksistä on lisännyt etätyömahdollisuuksia. Samalla 53 % toimitusjohtajista arvioi etätyökäytäntöjen muuttuneen pysyvästi. Emme siis tule koskaan palaamaan vanhaan, vaan tulevaisuus on hybridi – aiempaa isompi osa työstä ja kokouksista hoidetaan etänä.

Hybriditulevaisuus asettaa eteemme kasan uusia haasteita. Jos Teams-kokousten teknisiä vaikeuksia ja etikettiä ei ole vielä täysin saatu haltuun, niin hybridimaailmassa vaikeustaso nousee jälleen. Osallistujien tasapuolisuudesta on vaikea pitää kiinni, kun osa on paikan päällä ja osa videoyhteyden päällä. Jo puolen sekunnin viive yhteydessä tuhoaa ison osan vuorovaikutuksesta.
Tämän hetken Teams-maailmassa kokouksen pukukoodi pitää tarkistaa kellosta: tyyli on aiempaa rennompi, mutta jos kokous alkaa aamukahdeksalta, niin joku on sängystä noustuaan napannut ylleen ensimmäisen t-paidan – itsekään ei tarvitse niin stressata. Mutta entä jos ensi syksynä hybridimaailmassa läsnäolevien joukossa jollain osallistujalla onkin kravatti tai jakkupuku päällä? Riittääkö etäosallistujalle kauluspaita? Entä jos etäpuhuja esittää powerpointtinsa tilanpuutteen vuoksi taloyhtiön saunatiloista, niin pitääkö silti olla solmio? Ahdistun ajatuksesta jo nyt.

Kauppakamarilla valmistaudumme kiireesti tulevaan maailmaan. Hybridikokoukset vaativat useamman mikrofonin kokousta kohden, äänentoistojärjestelmän pitää sopia tietokoneen 3,5 millin liitäntään. Haasteet ovat taas täysin uudenlaisia. Vaikka kokouspalveluiden tulevaisuus on juuri nyt epävarma, niin murros on mahdollisuus: kokouspalveluja tarvitaan pian hybriditilaisuuksien järjestämiseen, kun moni toteaa vaikeustason kasvaneen liiaksi. Läsnäolo tulee myös olemaan luksusta, josta moni on valmis maksamaan ja johon moni on valmis käyttämään aikaansa. Liikumme, käytämme palveluita, tapaamme ihmisiä. Pelkkä ajatus lämmittää.

Onko 2022 kokouspullan vuosi?

 

Turun kauppakamari on Varsinais-Suomen alueella elinkeinoelämän edunvalvojana, kouluttajana ja asiantuntijana toimiva organisaatio. Kauppakamari on linkki yritysten ja julkisten päättäjien välillä ja sen toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja vapaaehtoiseen jäsenyyteen. Turun kauppakamari on perustettu vuonna 1917 ja se on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppakamareista.

©Turun kauppakamari 2021. Kaikki oikeudet pidätetään. Toteutus Sofokus Oy