Turun kauppakamari käsittelee henkilötietoja huolellisella ja asiallisella tavalla. Asiakkaidemme tietosuoja on meille tärkeää ja haluamme toimia tietosuojaan liittyvissä asioissa mahdollisimman läpinäkyvästi. Kauppakamarin toiminta perustuu kauppakamarilakiin ja kauppakamari käsittelee henkilötietoja kauppakamarilaissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi, ja jäsenyyteen tai asiakassuhteeseen liittyvien palvelujen, kuten koulutus- ja viestintäpalvelujen sekä tapahtumien tarjoamiseksi.
Tietosuojaselosteessamme kuvataan tapoja, joilla Turun kauppakamari käsittelee henkilötietoja. Selosteessa kerrotaan, miten keräämme, käytämme, luovutamme, siirrämme ja säilytämme asiakkaidemme tietoja.
EU:N TIETOSUOJA-ASETUKSEN MUKAINEN TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 16.5.2018
Rekisterinpitäjä
Turun kauppakamari mukaan lukien Loimaan, Salon ja Uudenkaupungin kauppakamariosastot
y-tunnus (0142262-7) ja
Turun Viestintäkamari Oy (y-tunnus 1000161-3) jäljempänä ”rekisterinpitäjä”
Puolalankatu 1, 20100 TURKU
02 2743400, kauppakamari@turku.chamber.fi
Yhteyshenkilö
Satu Lehenberg
Puolalankatu 1, 20100 TURKU
02 2743400, kauppakamari@turku.chamber.fi
Rekisterin nimi
Jäsen-, asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste
Turun kauppakamarin, sen osastojen ja koulutus- ja viestintäpalveluja tarjoavan tytäryhtiön Turun Viestintäkamari Oy jäsen- ja asiakasrekisteri muodostuu Turun kauppakamarin jäsenyritysten yhteyshenkilöistä sekä asiakkaista. Jäsenellä tarkoitetaan tässä Turun kauppakamarin jäsenyrityksen tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä.
Asiakkaalla tarkoitetaan tässä yhteydessä niiden yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on asiakassuhde tai muu asiallinen yhteys.
Potentiaalisilla asiakkailla tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, joiden kanssa rekisterinpitäjä pyrkii luomaan asiakassuhteen.
Sidosryhmillä tarkoitetaan yritysten tai yhteisöjen yhteyshenkilöitä, jolla rekisterinpitäjää on yhteistyösuhde tai muu asiallinen yhteys, kuten median edustajat.
Kauppakamari käsittelee henkilötietoja kauppakamarilaissa kauppakamarin tehtäväksi säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen jäsensopimuksen täytäntöönpanemiseksi ja jäsensuhteen hoitamiseksi ja analysoimiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä jäsenetujen ja koulutus- ja viestintäpalveluiden tarjoamiseksi. Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja jäsenviestintään liittyvien ilmoitusten ja palveluiden viestimiseen sekä palveluiden kehittämiseen.
Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen tai kehittämiseen, tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen ylläpitäminen sekä muu yhteydenpito, viestintä ja markkinointi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai perimisen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen.
Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen täytäntöönpaneminen sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu ei-asiakkaille.
Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen.
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Jotta rekisterinpitäjä voi täyttää jäsenyyteen perustuvat sopimusvelvoitteensa, on rekisterinpitäjän saatava käsitellä henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja, kauppakamari ei voi tarjota jäsenelle tai sen yhteyshenkilölle jäsenetuja, joiden yhteydessä on tarpeen käsitellä henkilötietoja.
Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietosuojaselosteessa mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin jäsen- tai asiakassuhde tai muu vastaava suhde on voimassa.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat rekisterinpitäjän jäsenorganisaatioiden yhteyshenkilöitä, jotka ovat käyttäneet palveluita, osallistuneet tilaisuuksiin tai ei-jäsenten yhteyshenkilöitä, jotka ostavat palveluja tai ovat potentiaalisia asiakkaita.
Rekisterin tietosisältö: perustiedot yrityksen tai organisaation yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), aikaisempi työhistoria, yhteyshenkilönä toimimisen alkamis- ja päättymisaika, www-sivuston osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoitteet, sosiaalisen media tunnukset, tiedot tilatuista palveluista, laskutusosoitteet ja muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, tilaisuuksien osallistumistiedot, tiedotteiden ja kutsujen lähetys- ja avaustiedot, käytyjen keskustelujen sisällöt, kiinnostuksen kohteet ja postituskiellot.
Rekisterissä voidaan käsitellä tapahtumiin tai koulutuksiin ilmoittautuneen rekisteröidyn perustieyoja: etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot, tarvittaessa syntymäaika ja tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot kuten allergiatiedot, jotka henkilö on itse syöttänyt.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen tai palvelun tilauksen lähettämisen yhteydessä www-lomakkeilta, sähköpostilla tai puhelimitse, sopimuksista, ilmoittautumisista ja muista tilanteista, jossa asiakas luovuttaa tietojaan.
Lisäksi henkilötietoja kerätään viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja henkilötietohakemistoista, tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin hakukoneista tai sosiaalisen median palveluiden kautta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa kauppakamarin konsernin organisaation sisällä ja välillä sekä sidosryhmien kesken, kuten Keskuskauppakamarille. Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta. Osallistujalistoja ja osallistujien yhteystietoja voidaan jakaa rekisterinpitäjän tilaisuuksissa.
Lisäksi rekisteritietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle palvelusopimuksen perusteella. Tällaisia toimintoja voi olla, esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi, viestintä ja kampanjat, maksamattomien saatavien perintä tai suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimuksen tietosuojaliitteet ja rekisterinpitäjä varmistaa, että käsittelijä suojaa henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan pyrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia mutta mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä suojauksia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita rekisteröidyltä on kerätty. Rekisteröidyn tulee pyytää kirjallisesti tietojaan ja rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä tiedoista viimeistään kuukauden kuluessa.
- Oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista kirjallisesti
- Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
*henkilötietoja ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty
*rekisteröity peruuttaa suostumuksen
*rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perustetta tai rekisteröity vastustaa suoramarkkinointitarkoitusta
*henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
*henkilötiedot on poistettava lainmukaisen velvoitteen noudattamiseksi
*henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä - Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- Oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle
Tietosuojaseloste on julkaistu nettisivuilla.
TIETOSUOJASELOSTE / Luottamushenkilöt- ja asiantuntijat
Rekisterinpitäjä
Turun kauppakamari mukaan lukien Loimaan, Salon ja Uudenkaupungin kauppakamariosastot
Turun Viestintäkamari Oy, jäljempänä rekisterinpitäjä
Puolalankatu 1, 20100 TURKU
02 2743400, kauppakamari@turku.chamber.fi
Yhteyshenkilö
Satu Lehenberg
Puolalankatu 1, 20100 TURKU
02 2743400, kauppakamari@turku.chamberfi.fi
Rekisterin nimi
Luottamushenkilö- ja asiantuntijarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen oikeusperuste
Luottamushenkilöllä tarkoitetaan Turun kauppakamarin ja kauppakamariosastojen hallituksen, valtuuston ja valiokuntien jäseniä, jotka ovat rekisterinpitäjän jäsenyritysten edustajia. Asiantuntijoilla tarkoitetaan rekisterinpitäjän tilaisuuksissa luennoimassa tai kouluttamassa käyneitä ulkopuolisia asiantuntijoita.
Luottamushenkilöiden henkilötietoja käsitellään kauppakamarilaissa säädettyjen tehtävien hoitamiseksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä luottamushenkilön tai asiantuntijan tehtävässä tarvittavien toimenpiteiden kuten ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin sekä raportoinnin mahdollistamiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen ylläpitäminen sekä muu yhteydenpito, viestintä ja markkinointi. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai perimisen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen.
Käsittelyn oikeusperuste on tarve sopimuksen tai sitä edeltävien toimenpiteiden täytäntöönpaneminen. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös suostumukseen. Luottamushenkilönä tai asiantuntijana toimiminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö kuten kirjanpitolainsäädäntö. Luottamushenkilön nimeä ja luottamustoimen alkamis- ja päättymisaika säilytetään pysyvästi.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat rekisterinpitäjän jäsenyritysten edustajia, jotka toimivat luottamustoimessa. Lisäksi käsitellään henkilöiden tietoja, jotka toimivat asiantuntijoina rekisterinpitäjän tilaisuuksissa.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa rekisteröidyn perustietoja kuten: yrityksen tai organisaation nimi, henkilön etu- ja sukunimi, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), aikaisempi työhistoria, luottamustoimen alkamis- ja päättymisaika, www-sivuston osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoitteet, sosiaalisen media tunnukset, kokousten läsnäolotiedot, tilaisuuksiin osallistuminen, tiedotteiden ja kutsujen avaus- ja lähetystiedot, käytyjen keskustelujen sisällöt ja mahdolliset postituskiellot.
Asiantuntijoiden osalta käsitellä lisäksi henkilötunnus sekä korvauksen maksamiseen liittyvät tiedot kuten verotustiedot ja tilinumero ja kotiosoite.
Siltä osin kuin luottamustoimet merkitään julkiseen rekisteriin, henkilötietoina voidaan käsitellä henkilötunnusta ja kotiosoitetta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään www-lomakkeilta lähetetyistä viesteistä, sähköpostilla, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, ilmoittautumisista ja muista tilanteista, jossa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi tietoja kerätään viranomaisista, yrityksen julkisista rekistereistä ja hakemistoista, tai muista tietolähteistä, kuten sosiaalisen median kautta tai www-sivuilta.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä ja välillä sekä sidosryhmien kesken. Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta. Lisäksi rekisteritietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tällaisia toimintoja voi olla, esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi, viestintä ja kampanjat, maksamattomien saatavien perintä tai suoramarkkinointi.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tieoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan pyrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia mutta mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä suojauksia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Kirjalliset pyynnöt ja huomautukset tulee osoittaa rekisterinpitäjällä kirjallisesti ja rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.
Rekisteröidyllä on
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita rekisteröidyltä on kerätty. Rekisteröidyn tulee pyytää kirjallisesti tietojaan ja rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä tiedoista.
- Oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista kirjallisesti
- Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
*henkilötietoja ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty
*rekisteröity peruuttaa suostumuksen
*rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perustetta tai rekisteröity vastustaa suoramarkkinointitarkoitusta
*henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
*henkilötiedot on poistettava lainmukaisen velvoitteen noudattamiseksi
*henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä - Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
- Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
- Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle