Sovittelumenettely on parhaimmillaan nopea, kustannustehokas ja kevyt vaihtoehto välimies- tai tuomioistuinmenettelylle. Monissa tapauksissa tämä olisi liiketoiminnan kannalta järkevin tapa edetä yritysten välisten riitatilanteiden ratkaisemiseksi”, kuvailee Turun kauppakamarin laki- ja talousvaliokunnan sekä välityslautakunnan puheenjohtaja Jukka Heinonen.
Sovittelu on vapaaehtoinen ja luottamuksellinen menettely. Käytännössä sovittelumenettelyssä edetään niin, että Turun kauppakamarin välityslautakunnan nimeämä esteetön, puolueeton ja riippumaton asiantuntija avustaa asianosaisia löytämään sovinnollisen ratkaisun riita-asiassa. Sovittelumenettelyssä sovittelijalla ei ole oikeutta tehdä riidan kohteena olevaa asiaa koskevia päätöksiä tai ratkaisuja, sillä osapuolet itse päättävät sovinnon ja sen ehtojen hyväksymisestä. Osapuolten pyytäessä sovittelija voi kuitenkin laatia sovintoesityksen osapuolten harkittavaksi. Sovittelija osaa ulkopuolisena asiantuntijana mm. arvioida, miten riita-asia todennäköisesti ratkaistaisiin, jos se etenee tuomioistuimiin.
”Valitettavan vähän sovittelumenettelyä kuitenkaan käytetään – siitä huolimatta että sovittelu ei estä osapuolia saattamasta erimielisyyttä taikka siihen kuuluvaa tai siihen liittyvää riitakysymystä tuomioistuimen tai välimiesoikeuden käsiteltäväksi sovittelun aikana, jos yksikin osapuoli kokee, ettei sovittelu etene toivotulla tavalla. Tavallaan tässä ei siis menetetä mitään, mutta potentiaali säästää aikaa, rahaa ja liikesuhteita on merkittävä”, Heinonen huomauttaa. ”On hyvä muistaa, että sovittelusopimus voidaan periaatteessa tehdä milloin vain tapauskohtaisesti erikseen, taikka sitten ottamalla sovittelua koskeva lauseke osapuolten väliseen muuhun sopimukseen esimerkiksi osana riidanratkaisulauseketta.”
Turun kauppakamari suosittelee, että sovittelumenettelyä haluavat käyttävät sopimuksissaan kauppakamarin julkaisemaa mallilauseketta:
”Tästä sopimuksesta johtuvat ja siihen liittyvät riidat saatetaan ensisijaisesti ratkaistavaksi sovinnollisesti Turun kauppakamarin sovittelusääntöjen mukaan tapahtuvassa sovittelussa.”
Miten sovittelumenettely etenee?
Turun kauppakamarin sovittelusääntöjen mukaan sovittelumenettely aloitetaan siten, että hakija toimittaa sovittelijan nimeämistä koskevan kirjallisen hakemuksen riidanratkaisulautakunnalle. Riidanratkaisulautakuntana toimii Turun kauppakamarin välityslautakunta. Hakemukseen tulee sisältyä mm. riidan yksilöinti, hakijan pyyntö sovittelun aloittamisesta, jäljennös sovittelusopimuksesta sekä ilmoitus osapuolten mahdollisesti sopimasta sovittelijasta.
Välityslautakunnan on tämän jälkeen varattava toiselle osapuolelle tilaisuus tulla kuulluksi sekä kehotettava tätä määräajassa antamaan lausunto. Lautakunta ei voi päättää sovittelun aloittamisesta ja sovittelijan tai sovittelijoiden vahvistamisesta, jos yksikin osapuoli vastustaa sovittelua tai osapuolet eivät ole yhteisesti sopineet sovittelijaksi tai sovittelijoiksi valittavista henkilöistä. Osapuolilla on myös laaja autonomia sovittelumenettelyn suhteen: Sovittelijan kanssa tehtävässä toimeksiantosopimuksessa voidaan määritellä sovittelussa noudatettavasta menettelystä.
Hakijan on suoritettava hakemuksen jättämisen yhteydessä rekisteröintimaksu, jonka määräksi vuonna 2022 on vahvistettu 750 euroa.
TURUN KAUPPAKAMARIN SOVITTELUSÄÄNNÖT
1 Johdanto
Sovittelulla tarkoitetaan vapaaehtoista, joustavaa ja luottamuksellista menettelyä, jossa puolueeton sovittelija avustaa osapuolia kohti riita-asian sovinnollista ratkaisua. Sovittelija ohjaa menettelyä, mutta osapuolet itse päättävät sovinnon ja sen ehtojen hyväksymisestä.
Sovittelusopimuksella tarkoitetaan osapuolten välistä sopimusta, jossa on sovittu sovinnolliseen ratkaisuun pyrkimisestä osapuolten valitseman sovittelijan ohjaaman sovintomenettelyn avulla. Sovittelusopimus voidaan tehdä tapauskohtaisesti erikseen tai ottamalla sovittelua koskeva lauseke osapuolten väliseen muuhun sopimukseen esimerkiksi osana riidanratkaisulauseketta.
Riidanratkaisulautakunnalla tarkoitetaan Turun kauppakamarin nimeämää ja sen alaisuudessa toimivaa lautakuntaa, joka voi osapuolten pyytäessä ehdottaa sovittelijaa tai sovittelijoita osapuolille harkittavaksi.
II Soveltamisala
1 § Soveltamisala
Näitä sääntöjä sovelletaan siinä tapauksessa, että osapuolten välisessä sovittelusopimuksessa on sovittu Turun kauppakamarin sovittelusääntöjen mukaan tapahtuvasta sovittelusta. Siinä tapauksessa nämä säännöt katsotaan osaksi osapuolten välistä sovittelusopimusta. Sovittelu ei estä osapuolia saattamasta erimielisyyttä taikka siihen kuuluvaa tai siihen liittyvää riitakysymystä tuomioistuimen tai välimiesoikeuden käsiteltäväksi sovittelun aikana, ellei osapuolten kesken toisin ole sovittu.
III Hakemus sovintomenettelyn aloittamisesta
2 § Soviteltavat asiat
Näiden sääntöjen mukaisen sovittelumenettelyn kohteena voi olla vain siviilioikeudellinen riita-asia, jossa sovinto on sallittu.
3 § Hakemus
Hakijan on toimitettava sovittelun aloittamista koskeva hakemus (kirjallinen tai sähköistä tiedonvälitystä käyttäen) riidanratkaisulautakunnalle liitteineen. Hakemukseen tulee sisältyä:
- Osapuolten ja heidän mahdollisten asiamiesten/avustajien nimet ja yhteystiedot
- Kuvaus osapuolten välisestä erimielisyydestä
- Hakijan pyyntö sovittelun aloittamisesta
- Tieto osapuolten mahdollisesti yhdessä sopimasta sovittelijasta/sovittelijoista taikka pyyntö riidanratkaisulautakunnalle ehdottaa sovittelijaa
- Jäljennös sovittelusopimuksesta
- Kuitti rekisteröintimaksun suorittamisesta
4 § Riidanratkaisulautakunnalle suoritettava rekisteröintimaksu
Hakija on velvollinen maksamaan hakemuksen yhteydessä rekisteröintimaksun. Turun kauppakamarin valtuusto vahvistaa rekisteröintimaksun suuruuden vuosittain.
5 § Osapuolten kuuleminen
Riidanratkaisulautakunnan on varattava hakemuksessa yksilöidyille muille osapuolille tilaisuus lausua lautakunnalle toimitetusta hakemuksesta. Lautakunta ei voi päättää sovittelun aloittamisesta ja sovittelijan tai sovittelijoiden vahvistamisesta, jos yksikin osapuoli vastustaa sovittelua tai osapuolet eivät ole yhteisesti sopineet sovittelijaksi tai sovittelijoiksi valittavista henkilöistä.
IV Sovittelija, sovintomenettelyn aloittaminen ja sovittelijan toimeksianto
6 § Sovittelijan nimeäminen
Sovittelijan valinnan lähtökohtana on, että osapuolet sopivat yhteisesti sovittelijana toimivasta henkilöstä taikka henkilöistä.
Riidanratkaisulautakunta voi osapuolten yhteisestä pyynnöstä ehdottaa sovittelijaa taikka sovittelijoita osapuolten harkittavaksi.
Sovittelijoita on yksi, elleivät osapuolet ole toisin sopineet.
7 § Sovittelijan kelpoisuusvaatimus
Sovittelijan on oltava tehtävässään esteetön, puolueeton ja riippumaton henkilö, joka hallitsee itseään ja omaisuuttaan, ja jolla on erimielisyyden kohteesta riittäväksi katsottava asiantuntemus.
8 § Sovittelijan esteellisyys
Sen, jonka suostumusta sovittelijan tehtävään on pyydetty, tulee viivytyksettä ilmoittaa riidanratkaisulautakunnalle sekä riidan osapuolille kaikki seikat, jotka ovat omiaan estämään sovittelijana toimimisen taikka vaarantamaan hänen puolueettomuuttaan tai riippumattomuuttaan sovittelijana tai aiheuttamaan näissä suhteissa perusteltuja epäilyksiä.
Sovittelija on velvollinen sovittelumenettelyn päättymiseen asti ilmoittamaan kaikki edellä tarkoitetut seikat, joita ei ennestään ole saatettu osapuolten ja riidanratkaisulautakunnan tietoon.
9 § Sovintomenettelyn aloittaminen
Mikäli (i) kaikki osapuolet ovat suostuneet sovittelun aloittamiseen ja osapuolet ovat yhdessä sopineet ja valinneet sovittelijan tai sovittelijat; tai (ii) yksi osapuolista esittää riidanratkaisulautakunnalle kaikkien osapuolten ja sovittelijan välisen sovittelua koskevan toimeksiantosopimuksen, riidanratkaisulautakunta ilmoittaa osapuolille sovittelun aloittamisen edellytysten täyttymisestä ja siitä että sovittelu voi alkaa.
10 § Sovittelijan toimeksianto ja palkkio
Sen, jonka suostumusta välimiehen tehtävään on pyydetty, tulee viivytyksettä ilmoittaa Välityslautakunnalle, jollei hän kieltäydy tehtävästä, kaikki seikat, jotka ovat omiaan vaarantamaan hänen puolueettomuuttaan tai riippumattomuuttaan välimiehenä tai aiheuttamaan näissä suhteissa perusteltuja epäilyksiä.
Molemmat tai kaikki osapuolet ovat sovittelijaan toimeksiantosuhteessa. Toimeksiantosopimuksessa voidaan määritellä sovittelussa noudatettavasta menettelystä ja siinä tulee määritellä sovittelijan palkkion ja kulujen veloitusperusteet.
Ellei muuta ole sovittu, osapuolet vastaavat itse omista sovittelukustannuksistaan, ja osapuolten vastuu sovittelijan palkkiosta ja menettelyn kuluista jakautuu tasan osapuolten kesken. Sovittelijalla on oikeus vaatia osapuolilta riittävä ennakko tai vakuus omia kuluja ja palkkiota varten. Osapuolet ovat velvollisia suorittamaan sovittelijan palkkion riippumatta siitä, syntyykö asiassa sovinto.
V Sovittelijan tehtävä ja sovittelumenettely
11 § Sovittelijan tehtävä
Sovittelija avustaa osapuolia kohti sovinnollista ratkaisua siten että menettely on mahdollisimman tasapuolinen, joutuisa ja tehokas.
12§ Menettely
Sovittelussa on noudatettava, mitä osapuolet ovat menettelystä sopineet. Jos osapuolet eivät ole sopineet menettelystä, sovittelijan on kuultava osapuolia ja sen jälkeen määrättävä sovittelumenettelystä.
Sovittelijalla on oikeus kuulla tarpeelliseksi katsomaansa henkilöä taikka hankkia tarpeelliseksi katsomaansa selvitystä, mikäli osapuolet antavat tähän suostumuksensa.
Ellei toisin ole sovittu, sovittelijalla on oikeus käydä osapuolten kanssa erikseen luottamuksellisia keskusteluja tai vastaanottaa osapuolilta aineistoa ilman että tällaisten keskustelujen sisältöä taikka aineistoa saatetaan toisen osapuolen tietoon.
Osapuolten pyytäessä sovittelija voi laatia sovintoesityksen osapuolten harkittavaksi. Sovittelijalla ei kuitenkaan ole oikeutta tehdä riidan kohteena olevaa asiaa koskevia päätöksiä tai ratkaisuja, sillä osapuolet itse päättävät sovinnon ja sen ehtojen hyväksymisestä.
VI Salassapito ja vastuunrajoitus
13 § Salassapito
Osapuolten, sovittelijan, riidanratkaisulautakunnan ja muun henkilön, joka osallistuu sovitteluun, on pidettävä sovittelu, sen lopputulos ja sen aikana saadut taikka annetut tiedot luottamuksellisina.
Salassapitosäännöksestä on mahdollista poiketa, mikäli osapuolet siitä yhdessä sopivat. Poikkeaminen on mahdollista myös silloin, kun se on tarpeen sovinnon vahvistamiseksi taikka sen täytäntöönpanon vuoksi. Sovintosopimuksesta saadaan tarvittaessa antaa tieto myös Osapuolten vakuutusyhtiölle ja asianmukaisille viranomaisille.
14 § Vastuunrajoitus
Sovittelija, riidanratkaisulautakunta, Turun kauppakamari tai sen työntekijä eivät vastaa mistään sovintomenettelyssä aiheutuneesta vahingosta.
VII Sovittelumenettelyn päättyminen
15 § Sovittelumenettelyn päättyminen
Sovittelu päättyy, kun 1. osapuolet ovat saavuttaneet sovinnollisen ratkaisun ja kirjanneet sen sovintosopimukseen 2. sovittelija ilmoittaa kirjallisesti, ettei sovittelun jatkaminen ole tarkoituksenmukaista; tai 3. osapuoli ilmoittaa sovittelijalle, ettei sovittelua tule jatkaa.
